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KANBAN: Allzweckwaffe der digitalen Projektplanungs-Tools

13. August 2021 | MeisterTask, Produktivität, Team

Wer sich im Reich der digitalen Projektplaner wie MeisterTask, Asana, Trello oder Microsoft Planner umschaut, wird immer wieder über den Begriff Kanban stolpern. Nahezu jedes der populären Tools unterstützt dieses Prinzip zumindest, manche (MeisterTask, Trello) setzen sogar komplett auf diese visuelle Darstellung und logische Ordnung nach Spalten und Karten. Aber warum ist Kanban so populär geworden und gerade im digitalen Zeitalter nicht mehr wegzudenken? Dieser Artikel erklärt die Geschichte und ungeheure Kraft die Kanban so allgegenwärtig macht.

Der Begriff Kanban

Kanban entstammt der japanischen Sprache und bedeutet wörtlich Karte, Tafel oder Beleg. Der Begriff beschreibt also das Prinzip der Aufgabenkarte die wir in allen Kanban Tools finden.

Ende der 1940er entwickelt Toyota das Toyota Production System, das TPS als erstes Just-In-Time Production System. Später wurde daraus das berühmte und äusserst erfolgreiche Lean Production System an dem sich viele Firmen immer wieder orientieren. Im Lean Production System erfolgt eine Reduzierung der Arbeitsschritte auf die absolut wenigsten, essenziellen Schritte. So erfolgt eine Steigerung der Produktivität ohne Qualitätsverlust – eine wirkliche Erfolgsstory.

Kanban im Alltag

Auch wenn Kanban aus der Idee eines Weltkonzerns geboren wurde, hat sich das System auch auf viel kleineren Ebenen im Alltag verbreitet, das folgende Bild hat sehr wahrscheinlich fast jeder schon einmal gesehen:

Das ursprüngliche einfache Kanban Board
Das ursprüngliche Kanban Board

Mann kennt solche Tabellen aus Wohngemeinschaften, aus Vereinen oder auch zur Organisation der alltäglichen Aufgaben in Familien. Dabei handelt es sich im Grunde um das einfachste aller Kanban Boards: Durch Karten (Zettel) dargestellte Aufgaben und Spalten, die den Status der jeweiligen Aufgaben darstellen (Zu erledigen (To Do), in Arbeit (Doing), erledigt (Done)). In dem simplen Bild steckt aber noch viel mehr. Fallen ihnen die verschiedenen Farben der Zettel auf? Auch diese können eine Bedeutung haben. Die Farben können etwa folgende Aspekte einer Aufgabe repräsentieren:

  • Aufgabeninhaber
  • Priorität der Aufgabe
  • Ort der Aufgabe
  • Art der Aufgabe
  • Und vieles mehr …

Der enorme Vorteil solcher Kanban Boards ist, dass man in der Regel auf den ersten Blick erkennen kann wie der aktuelle Stand ist: so reicht ein einzelner Blick auf das kleine Beispielbild zu sehen, das nur eine Aufgabe in Arbeit ist. Wenn wir annehmen, dass die Farben Personen repräsentieren, sehen wir auch, dass nur eine Person eine Aufgabe erledigt hat – und das ohne ein Wort zu lesen.

Spalten und Karten

Die Spalten eines Kanban Boards haben ursprünglich den Status einer Aufgabe repräsentiert, aber auch hier sind der Fantasie keine Grenzen gesetzt. Man kann die Struktur eines Kanban Boards beliebig anpassen, so ist es zum Beispiel auch möglich diverse andere Optionen für die Spalten zu wählen:

  • Kunden
  • Personen
  • Produkte
  • Zeiträume
  • Bereiche
  • Teams
  • Und vieles mehr …

Die Struktur eines Kanban Boards kann also stets dem Zweck angepasst werden. Hierzu ist es notwendig, die eigenen Prozesse und Arbeitsweisen bei der Erstellung genau zu durchleuchten, um anschließend ein Kanban Board zu haben, das seinen Zweck auch wirklich erfüllt. Daher lege ich zum Beispiel in meinen Workshops einen großen Fokus auf die Analyse der aktuellen Zusammenarbeit, Optimierungsmöglichkeiten und der anschließenden gemeinsamen Erstellung der optimalen Kanban Projekte.

Kanban in digitalen Tools

Einen beachtlichen Popularitätsschub hat Kanban durch die digitale Revolution der letzten Jahrzehnte bekommen. Dies liegt vor allem daran, das es durch die digitale Darstellung erst möglich wurde, Kanban auch hochflexibel umzusetzen. Wenn früher ein Kanban Board neu strukturiert oder ergänzt werden sollte, war dies äusserst aufwendig – man musste in der Regel Altes im wahrsten Sinne des Wortes wegwischen und komplett neu anfangen.

Am Bildschirm ist das nun deutlich einfacher und macht Kanban auch zu einem wirklich agilen Werkzeug. Wird eine Spalte benötigt kann sie einfach hinzugefügt werden – auch nur vorübergehend. So kann man schnell auf aktuelle Prozessänderungen reagieren und seine Kanbanprojekte immer weiter optimieren.

Kanban und seine Einsatzzwecke

Kanban wäre nicht so populär in Tools wie MeisterTask, Trello und Co geworden, wenn es nur um Produktion oder reine Aufgabenverteilung ginge. Allein durch die mächtigen Kommunikationsfunktionen zum Beispiel innerhalb von MeisterTask ergeben sich noch ganz andere Möglichkeiten:

  • Besprechungsboards
  • Schwarzes Brett
  • Kommunikationsplattform
  • Wissensspeicher
  • Selbstmanagement
  • Einbindung externer Dienstleister
  • Entwicklungsboards
  • Und vieles mehr …

Ich habe bei meinen Kunden auch schon sehr überraschende Einsatzzwecke wie unter anderem die Verwaltung eines Campingplatzes gesehen – der Fantasie sind also nahezu keine Grenzen gesetzt.

Fazit

Kanban ist dank digitaler Tools wie MeisterTask zur wahren Allzweckwaffe geworden. Durch hohe Flexibilität beim Boarddesign und immer mehr Funktionserweiterungen wird uns dieses Prinzip noch sehr lange begleiten und immer neue Nutzungsbereiche erschließen. Wir dürfen gespannt sein!

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