Portrait Björn Bobach

Coaching Blog & Podcast

Meetings besser gestalten

27. Mai 2023

Wieso sollte man Meetings besser gestalten? Besprechungen werden bei vielen zur unliebsamen Pflicht. Wenn ich mit Teams arbeite, aber auch häufig in Einzelcoachings höre ich Dinge wie:

⚡️ unsere Meetings sind immer ohne Ergebnisse

⚡️ bei 90% der Besprechungen müsste ich gar nicht anwesend sein

⚡️ was wir in Meetings besprechen wird selten/nie umgesetzt

⚡️ meine persönliche Wirksamkeit in Meetings ist eingeschränkt

Sehr schade, denn eigentlich ist es doch etwas Tolles, wenn Menschen sich zusammensetzen, um das Erreichen eines gemeinsamen Ziels zu besprechen. Aber es gibt sich immer wiederholende Fehler, die erfolgreiche Meetings verhindern. In dieser Podcast-Folge erkläre ich.

???????? wie man mit einer besseren Vorbereitung Meetings effizient planen kann

???????? mit welchen Verhaltensregeln während des Meetings, diese nicht langweilig, sondern spannend werden

???????? wie man dafür sorgen kann, dass Meetings nachhaltig sind und einen Impact haben

???????? wie digitale Tools (wie z.B. MeisterTask) helfen können

+++

Links &Kontakt:

Mehr Informationen zu MeisterTask

Ich freue mich über Anmerkungen und Themenwünsche in den Kommentarfunktionen. Natürlich sind auch – hoffentlich positive – Bewertungen toll ☺️

Hier die Transkription des Podcasts:

Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Klarsicht, dem Coaching Podcast mit mir, Björn Bobach. Ich freue mich, dass ihr dabei seid. Und heute habe ich das Thema Meetings besser gestalten für euch. Wie komme ich darauf? Ich beschäftige mich in meinem beruflichen Dasein oft auch mit Teams in Firmen verschiedenster Größen. Ich gebe da Workshops für Software Tools oder auch für Kommunikation und… Etwas, was immer wieder beklagt wird, ist, unsere Meetings sind nicht gut. Also da gibt es richtig Ablehnungen, Leute gehen da nicht gerne hin zu ihren wöchentlichen Meetings oder Joe Fix, wie sie ja auch mittlerweile oft genannt werden. Aber überraschenderweise begegnet mir das auch im Einzelcoaching recht häufig, dass jemand vor mir sitzt, der sagt, es frustriert ihn an seinem Job, dass er an so vielen, und ich zitiere, dass jetzt mal sinnfreien Meetings teilnimmt. Und das ist doch eigentlich sehr schade, weil Meetings doch eigentlich eine einrichtung sind man kann sich austauschen es geht darum die gesamte leistung des teams nach vorne zu bringen alle auf einen stand zu bringen also eigentlich vom prinzip her eine sehr gute sache also wieso ist es häufig so dass es in teams beklagt wird oder auch von einzelnen beklagt wird dass die meetings nicht gut sind und ich habe hier eigentlich immer wieder drei kern problematiken ausgemacht und das sind zum einen die meeting vorbereitung dann die durchführung des und die Nachhaltigkeit, die Wirksamkeit der Meetings, die häufig von den Teilnehmenden beklagt wird. Und diesen drei Oberthemen möchte ich mich heute mal widmen. Also fangen wir an mit der Meeting-Vorbereitung. Das fängt schon damit an zu entscheiden, wer an einem Meeting überhaupt teilnehmen soll. Und was ich oft sehe, wenn ich mich dann mit einer… Firma zum Beispiel mit diesem Thema beschäftige, ist, dass Meetings eigentlich immer an die gleichen Verteilerlisten, also die Einladung zu den Meetings, an die gleichen Verteilerlisten geschickt werden. Also monatlich ein Meeting für alle, wöchentlich ein Meeting für eine andere Gruppe und so weiter und so fort. Und da ist es so, wenn man da mal den Sinn hinterfragt und … muss denn da wirklich immer jeder dabei sein? Eigentlich nach kurzem Nachdenken immer ein eindeutiges Nein kommt. Deswegen sollte man sich fragen bei jeder Einladung, wer muss hier wirklich teilnehmen und für wen ist das jetzt wirklich relevant? Müssen immer alle Projektleiter teilnehmen, wenn wir gar nicht über alle Projekte sprechen? Ist es wirklich so wichtig? Ist es so, dass wirklich es nötig ist, dass sich einmal in der Woche und manchmal sogar zweimal in der Woche das gesamte Team trifft, ist das notwendig? Das sollte man vielleicht auch die einzelnen Teilnehmer befragen, das Team fragen und hier wirklich nach ehrlichem Feedback mal suchen. Vielleicht auch mit einer Umfrage in größeren Firmen, die anonym ist, inwieweit es eigentlich relevant für die einzelnen Mitarbeiter ist, wirklich in der Frequenz sich zu treffen. Weil ich glaube, grundsätzlich ist es so, dass natürlich der Austausch und die Besprechung an sich eine wichtige Komponente ist, aber die Frequenz macht es ja einfach und auch wer in welcher Frequenz teilnehmen muss. Viele sagen, wenn das zu häufig ist, graubt ihnen, dass die Zeit für wirklich wesentlich ist und dann baut sich Frust auf und dann ist natürlich die Stimmung während des Meetings auch nicht mehr wirklich die beste. Der nächste Teil in der Meeting-Vorbereitung ist, über was soll und muss denn eigentlich gesprochen werden? Was werden die Themen sein? Und da beobachte ich, dass es in den regelmäßigen Meetings, zum Beispiel in den Projektbesprechungen, immer wieder die gleichen Themen gibt. Also es wird immer über das Gleiche gesprochen, über die gleichen Projekte, die in einer stumpfen Liste abgearbeitet werden. Und das wird auch oft von oben diktiert. Also dass zum Beispiel ein Vorgesetzter, ein Abteilungs- oder Bereichsleiter sagt, es muss über jedes Projekt gesprochen werden. Wenn man die einzelnen Mitarbeiter dann aber fragt, sind die Prioritäten hier ganz oft ganz unterschiedlich. Zum Beispiel wollen die nicht über ein Projekt global sprechen, sondern die wollen über einzelne Teilbereiche eines Projektes vielleicht intensiver sprechen, nicht über das ganze Projekt. Manche sagen auch, im dem Projekt gibt es diese Woche gar nichts zu besprechen. Es ist nichts passiert, was relevant wäre, was man unbedingt mit allen anderen besprechen muss. Und trotzdem wird diese Liste dann abgearbeitet. Und auch das führt natürlich zu Frust und sein unglaublicher Zeitkiller in solchen Meetings, wo ja auch oft die Zeit relativ begrenzt ist. Also was wäre ein besseres Vorgehen? Die Themen von den Teilnehmenden selbst bestimmen lassen. Und wie kann man das einfach anstellen? Das geht besonders gut, wenn man mit digitalen Tools arbeitet. Ich propagiere ja immer wieder mal Meistertask und Meisternote. Dafür kann er aber auch andere Tools natürlich nutzen. Nur ich habe die Erfahrung gemacht, dass diese Tools besonders gut angenommen werden. Also dadurch die Themen von allen bestimmen lassen. Demokratisch schauen, worüber muss und will jemand sprechen. Und dann wird er auch ganz anders in seinen Meeting hineingehen, wenn er weiß, seine Themen werden auf jeden Fall besprochen werden. Und die Themen, die er vielleicht zu verantworten hat, wo es aber nichts zu besprechen gibt, die nicht. Das ist eine ganz andere Art von Motivation, die dann entsteht. Und die Agenda für dieses Meeting wird dann in dem Zug auch gleich von allen möglichst frühzeitig erstellt. Also man bekommt nicht so eine halbe Stunde, bevor das Meeting anfängt, eine Einladung mit einer Agenda, die man in dem Moment das erste Mal sieht und vielleicht aus allen Wolken fällt. Nein, die entsteht im Vorlauf des Meetings dann ganz organisch über eine Woche oder zwei Wochen, wie viel Zeit auch immer dann zwischen den Meetings liegt. Und man kann sich in Ruhe darauf vorbereiten und einstellen. Der zweite große Themenkomplex, warum Meetings oftmals nicht so erfolgreich sind, ist die Durchführung des Meetings. Und das fängt mit der Zielsetzung an. Denn welches Ziel soll ein Meeting überhaupt haben? Was ist das gemeinsame Ziel? Geht es nur um einen reinen Informationsaustausch? Vielleicht sogar nur von oben nach unten? Ist es so, dass die Geschäftsleitung eigentlich nur Dinge verkünden will? Oder sollen Aktionen beschlossen werden? Da ist es ganz hilfreich, sich die Erwartungshaltung der Einladenden einmal ganz klar zu machen. Also, dass die, die das Meeting einberufen, vielleicht im Vorfeld kommunizieren, was sie sich von diesem Meeting versprechen. Und dann kann man natürlich auch die Teilnehmenden wieder befragen, was wünschen sie sich denn als gemeinsames Ziel von einem Meeting. Dann ist in der Durchführung der häufigste Fehler eigentlich, dass um den Tisch herumgesprochen wird. Und damit meine ich, man sitzt zum Beispiel im Kreis. Und man geht einmal rei um. Jeder darf was sagen und das geht quasi einmal im Uhrzeigersinn von einem zum anderen. Und das ist unglaublich unproduktiv. Und das liegt daran, dass zum einen natürlich der, der dran war, danach total abschaltet. Also wenn jemand gesprochen hat, wenn er weiß, jetzt bin ich dran, dann redet er vielleicht zehn Minuten und dann ist der nächste dran. Und sagen wir mal ehrlich, wenn das so ist, man weiß, man wird jetzt eigentlich rei um nicht mehr drankommen, dann schaltet man schon mal ein paar Gänge runter. Das ist der eine Nachteil daran. Der andere Nachteil daran ist, dass das gar nichts mit den Prioritäten zu tun hat. Denn wir gehen ja hier nicht die Prioritäten vom Mitarbeiter zu Mitarbeiter, sondern die Prioritäten sollten ja eigentlich die Projekte vorgeben oder die Themen vorgeben. Und deswegen sollte man nach Themengeordnet sprechen. Und mein Tipp ist hier sogar ganz häufig nicht in einem Projekt die Themen abarbeiten, sondern vielleicht von einem Projekt zum anderen hüpfen, auch wieder hin und her. weil dann die Atmosphäre wacher bleibt. Wenn wir nur ein Projekt behandeln und da alle Themen abgehen, werden nach diesem Projekt alle wieder abschalten, die in dem Projekt beteiligt waren. Weil sie denken, mein Projekt war jetzt, jetzt kann ich wieder den Kopf ausschalten. Und ich bin hier mal ganz ehrlich, das geht ja nicht nur anderen so, sondern mir auch. Also ich kenne das, wenn meine Dinge durchbesprochen sind in solchen Besprechungen. habe ich natürlich auch den Kopf abgeschaltet danach und ein bisschen auf Durchzug und habe gar nicht mehr viel mitbekommen. Also das kann man, da kann man gegenarbeiten, indem man immer wieder auch zu Projekten zurückkehrt und die Themen behandelt. Zu einem anderen Projekt geht ein Thema behandelt, wieder zu dem anderen Projekt, da ein Thema rauspickt. Auch das kann von einem Tool sehr schön vorgegeben werden, wie ich eben schon erwähnt habe, was die Agenda angeht, die man gemeinsam erklärt. Auch das kann in einem Tool definiert werden, in welcher Reihenfolge man solche… besprecht, auch wenn man dadurch von einem Projekt zum anderen und hin und her springt. Man sollte außerdem bei den Themen Unwichtiges und nicht Relevantes ausblenden. Und damit meine ich alles, was nicht auf der Agenda steht. Nehmen wir mal als Beispiel eine Projektbesprechung über alle Projekte hinweg. Und dann haben wir ja ganz oft die Projektliste vor der Nase und jedes Projekt wird besprochen. Das ist schon mal ein Zeitkiller, weil nicht jedes Projekt in der Regel besprochen werden muss. Wenn man sich jetzt im Vorfeld darauf einigt, welche Projekte besprochen werden, aber man trotzdem die komplette Projektliste wieder… hinlegt und abarbeitet, wird man gezwungenermaßen irgendwann dazu kommen, dann doch über Dinge zu sprechen, über die man gar nicht sprechen wollte. Selbst wenn man sich darauf vorher geeinigt hat, das nicht zu tun. Wir funktionieren einfach so. Wir sehen dann irgendwas und dann kommt eine Rückfrage, ach, was war denn da eigentlich, selbst wenn es gar nicht wichtig war. Und schon hat man den Faden verloren. Also die Gefahr der Ablöbung ist viel zu groß. Man bleibt dann doch bei Irrelevantem hängen und deswegen Konzi. sein und nicht die komplette Projektliste nehmen. Wie sollte dann Besprochenes eigentlich festgehalten werden? Wie notiert man das? Wie dokumentiert man das? Ich glaube, jeder von euch kennt das. Das sind so Projektbesprechungen, Protokolle, die dann nach so einem Meeting in einem CC-Verteiler an alle einmal rumgeschickt werden. Und Hand aufs Herz, wer von euch liest das wirklich und merkt sich das alles? Die meisten, mit denen ich spreche in Coaching, sagen, sie lesen es gar nicht mehr, weil es ihnen dann auch wieder viel zu viel Zeit raubt und sie waren ja auch anwesend. Also müssen sie es gar nicht lesen. Das heißt, das landet direkt im E-Mail Archiv und ist vergessen. Das heißt, dieses Protokoll wird eigentlich sinnfrei erstellt und in einem Protokoll wird auch keine Nachhaltigkeit erzeugt, weil die Zuständigkeit darin nicht. festgehalten ist. Man kann es zwar drauf schreiben, aber es landet dann ja nicht auf individuellen To-do-Listen in irgendeinem Tool, sondern es steht nur in diesem Protokoll. Also mein Tipp hier, Besprochenes sofort während der Besprechung noch in einem geeigneten Tool, wie zum Beispiel Meistertask oder ähnlichen Tools, direkt mit der Zuständigkeit festhalten. Also ein Tool wählen, wo man so eine, ein etwas was besprochen ist, eine Aktion, die durchgeführt werden muss, direkt mit einem Nutzer verbinden kann. damit dieser das dann auch direkt in seiner To-Do-Liste hat. Dadurch wird nichts vergessen. Es ist auch für alle sofort nachvollziehbar, wer zuständig ist, selbst wenn sie an dieser Besprechung nicht teilgenommen haben, weil sie nicht konnten oder nicht sollten. Sie können es trotzdem nachvollziehen, wenn sie sich in dieses Tool begeben und sich einfach anschauen, was ist da besprochen. Dazu gibt es übrigens auch Videos von mir in meinem YouTube-Kanal. Die werde ich auch noch verlinken in der Beschreibung dieser Folge. Der dritte Komplex, warum Meetings als nicht erfolgreich bewertet werden, ist die Wirksamkeit des Meetings und die Nachhaltigkeit. Also viele beklagen, Meetings verändern nichts. Es wird nur geredet und niemand hält sich an das, was besprochen wird. Und also hat es eigentlich nichts bewirkt. Wie zuvor erwähnt, sollte man also gleich festhalten, wer dann für die Dinge zuständig ist in einem geeigneten Tool. Und man sollte sich nicht mit Formulierungen wie Irgendwer soll es erledigen oder wir werden das erledigen oder noch schlimmer, ihr werdet das erledigen abgeben. Also direkt eine Zuständigkeit festhalten, die an eine Person geknüpft ist am besten. Auch nicht an ein Team, sondern wirklich an eine Person, wenn in einem Team, weil es dann hinterher auch wieder nicht mehr wer dafür zuständig ist, da direkt jemanden verantwortlich erklären, der dann dafür zuständig ist. Die Themen, die man besprochen hat, sollten in einem geeigneten Abstand wieder auf der Agenda landen. Das ist auch ganz wichtig. Also nicht etwas besprechen, ja, das machen wir mal und dann haben wir es trotzdem alle vergessen, sondern nein, man sollte sofort mitbesprechen, wann man das wieder auf die Agenda setzt. Und hier der Tipp, mit allen einen realistischen, mit Ausrufungszeichen dahinter, Zeitrahmen besprechen, wann es sinnvoll ist. Also nicht jetzt aus Prinzip schon eine Woche später wieder drüber sprechen. Weil dann kann es sein, dass man dann sagt, gibt’s nicht zu berichten, und dann sagt man vielleicht noch mal eine Woche später, es gibt nicht zu berichten, und dann langweilt es alle, und dann streicht man das ganze Thema wieder, oder es gerät in Vergessenheit. Deswegen direkt, wenn man etwas bespricht, eine Aktion bespricht, auch festhalten, wann sollen wir da realistischerweise wieder drüber sprechen, und dann einen Zeitrahmen auswählen, wo es dann auch wirklich etwas zu berichten gibt und vielleicht auch schon einen Impact von dieser Aktion messbar ist. Und jetzt zum Abschluss ein ganz großer Tipp. Jedes Meeting sollte mit einer Feedbackrunde enden. Und zwar sollten dann alle Teilnehmenden, sofern das möglich ist, wenn die Teilnehmerzahl nicht zu groß ist, einmal gefragt werden, wie effektiv dieses Meeting für sie war. Man sollte sie fragen, ist über das gesprochen, was ihnen wichtig gewesen ist oder ist irgendwas offen geblieben? Gibt es irgendwelche Fragen noch, die noch nicht geklärt sind? Oder gibt es Verbesserungsvorschläge für die nächsten Besprechungen? Also wirklich die letzten Minuten, die letzten fünf Minuten eines jeden Meetings dafür nutzen rei um. Und da kann man dann wirklich rei umgehen zu fragen, wie gut war das heute? Gibt es noch offene Fragen? Und was können wir beim nächsten Meeting besser machen? Wenn man das durchhält und wirklich jedes Meeting so beendet, werdet ihr erleben, dass eure Meetings mit der Zeit immer besser werden und wirklich sich von Mal zu Mal entwickeln. die das praktizieren, machen das auch nach ein paar Jahren immer noch. Und dann kommt vielleicht nicht mehr so viel Verbesserungsvorschlag, aber wenn dann doch etwas passiert ist oder irgendetwas auftritt, was vielleicht so ein bisschen den guten Ablauf gestört hat, fällt das sofort auf und kann auch dann bearbeitet und gemeinsam eliminiert werden. Also wirklich jedes Meeting mit einer Feedbackrunde beenden. Wie gut war es? Wie effektiv war es? Was können wir beim nächsten Mal besser machen? Wie laufen eure Meetings ab? Ich würde mich freuen über Kommentare oder auch Nachrichten per Mail, meine Kontaktdaten wie immer über meine Website oder unter dieser Podcastfolge in der Beschreibung. Ich bedanke mich fürs Zuhören und freue mich aufs nächste Mal. Bis bald, ciao!

Bessere Kommunikation im Team mit einem Teamworkshop von Björn Bobach erreichen

Newsletter

Formular überspringen

Schön, dass Sie hier sind! Sie interessieren sich für Coaching und persönliche/berufliche Weiterentwicklung? Wenn Sie wünschen, über Neuigkeiten auf dem Laufenden zu bleiben und Zugriff auf mein exklusives Videotutorial Ziele erreichen Schritt – für – Schritt bekommen möchten, melden Sie sich hier einfach an. Der Newsletter erscheint maximal einmal im Monat und Sie können sich jederzeit abmelden. Ihre E-Mail-Adresse wird niemals weitergegeben – versprochen!

Formular übersprungen

Das könnte auch interessant sein





Warum können wir nicht reden?
3. Mai 2024
Weiterlesen


Kraft aus der Natur
22. April 2024
Weiterlesen


Unser Umgang mit Stille
16. April 2024
Weiterlesen


Fasten für den Geist – Energie aus Verzicht
18. März 2024
Weiterlesen


Rolle und Person unterscheiden lernen
1. März 2024
Weiterlesen


Meine größte Krise und was ich daraus gelernt habe
28. Februar 2024
Weiterlesen


Krisen als Chance
9. Februar 2024
Weiterlesen


Ich glaube wer ich bin – Identität und Glaubenssätze
2. Februar 2024
Weiterlesen


Finde Ziele, die zu Deinen Werten passen
19. Januar 2024
Weiterlesen


So überwindest du Blockaden wenn du etwas Neues beginnst
18. Januar 2024
Weiterlesen



cdn_helper
cdn_helper
cdn_helper
cdn_helper
cdn_helper
cdn_helper
cdn_helper
cdn_helper
cdn_helper
cdn_helper
cdn_helper