MeisterTask: Section Actions Automationen im Detail

MeisterTask, mein liebstes Projektplanungstool, verfügt mit den sogenannten „Section Actions“ über sehr nützliche Tools zur Automatisierung. In diesem Video gebe ich euch einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten und geben euch Tipps und Beispiele für deren sinnvollen Einsatz.

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Hier das Transkript zum Video:

Hallo und herzlich willkommen, Björn Braubach hier, und auch heute geht es mal wieder um MeisterTask, mein Lieblingsprojektplanungstool. MeisterTask ist als Kanban-System äußerst flexibel, und ich nutze es fast für alles. Ob es Gesprächsprotokolle sind, Meetings sind, oder halt Projektplanung und Projektverfolgung. Eine Frage, die ich per E-Mail ständig gestellt kriege ist, was sind eigentlich Automationen bei MeisterTask und was kann ich da empfehlen? Das ist für mich Grund genug, ein Video darüber zu machen, und ich möchte mit Euch, mit MeisterTask auf einem Mac, einmal die Automationen durchgehen, und das im Web Interface. Warum im Web-Interface? Weil die Apps manchmal ein bisschen hinterherhinken. Die volle Funktionsvielfalt von MeisterTask hat man, momentan zumindest noch, im Web Interface. Und deswegen zeige ich Euch das auch gleich da. Wichtig noch für Euch zu wissen, diese Automationen sind nur möglich mit MeisterTask Pro, also der Version, die 9,99 Euro im Monat kostet, und die ich jedem, der professionell damit arbeitet, auch wirklich ans Herz lege. Also starten wir, und ich zeige Euch die Automationen in MeisterTask. Viel Spaß. Da sind wir in MeisterTask in einem leeren Board, so sieht das aus, wenn man ein Board ganz neu einrichtet. Im Übrigen werde ich euch demnächst auch mal zeigen, wie man das Board dann konkret auch umbaut und anpasst, Beispiele habe ich Euch ja schonmal gegeben. Aber ich zeige Euch das dann auch konkret demnächst nochmal. Jetzt geht es wie gesagt um Automationen, Automationen verstecken sich in den einzelnen Spalten bei MeisterTask, hinter diesem Dreieck. Wenn man auf dieses Dreieck tippt, öffnet sich dann bei jeder Spalte dieses Menü, da kann man erstmal die Darstellung einstellen, also die verschiedenen (?Ereignisse) hinterlegen, oder die Farben des Bausteins ändern, eine Beschreibung hinzufügen, aber darum geht es jetzt nicht. Es geht hier um diesen Punkt, die Aktionen. Wenn ich darauf tippe, sehe ich schon, hier kann ich auf Aktion hinzufügen tippen. Eine wichtige Kleinigkeit, was heißt Kleinigkeit, eine ganz wesentliche Geschichte ist im Übrigen das hier unten. Hier steht, Sie können per E-Mail Aufgaben in diese Sektion hinzufügen. Ja, das kann man, und zwar gibt es hier eine spezielle E-Mailadresse, wenn ich darauf tippe, würde sich auch gleich eine neue E-Mail öffnen. Damit kann man also Aufgaben per E-Mail hinzufügen. Dafür gibt es einen ganz praktischen Nutzen, zum Beispiel bei Kontaktformularen auf Websites. Wenn man das als Empfängeradresse eingibt beim Kontaktformular, landet dann diese E-Mail automatisch in dieser Spalte. Super praktisch zum Beispiel bei Kundenanfragen, oder bei Supportanfragen, dann hat man auch gleich eine Aufgabe und einen Task dazu. Jetzt aber zu der Aktion selber, gehen wir einmal hier auf dieses Plus, um eine Aktion hinzuzufügen. Und dann öffnen sich die Aktionen, die wir dahaben. Ich gehe die einfach mal von oben durch. Die erste, Aufgabe zuweisen, ist relativ selbsterklärend würde ich sagen, wenn ich da drauf tippe, kann ich jetzt entweder jemanden auswählen, der dem Ort schon hinzugefügt wurde, oder ich kann auch eine Person finden. Und ich kann unten, das gilt im Übrigen auch für alle Aktionen, das auf alle bestehenden Aufgaben in dieser Sektion, also in dieser Spalte ausführen. Das ist eine ganz praktische Geschichte, wenn ich zum Beispiel mein Board so organisiert habe, dass in jeder Spalte es einen bestimmten Zuständigen gibt. Zum Beispiel bei einem teamorganisierten Board könnte ich das einrichten, dann müsste ich das nicht jedes Mal von Hand umstellen. Sehr praktisch. Die nächste Aktion wäre Status ändern. Das heißt, wenn eine Aufgabe in diese Spalte gesetzt wird, kann ich sagen sie ist offen, sie ist abgeschlossen, oder sie ist abgeschlossen und archiviert. Abgeschlossen ist zum Beispiel super für eine Spalte, wo man alle, wie es schon das Wort sagt, abgeschlossenen Aufgaben reinwirft. Die kriegen dann automatisch den Status abgeschlossen. Archiviert wäre ich vorsichtig, die verschwinden nämlich gleich ins Archiv, das heißt man sieht sie nicht mehr. Und manchmal, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, möchte man sie ja vielleicht doch wieder schneller finden. Also ich würde eher die Option als die nehmen. Es gibt Nutzungsfällt, wo das mit dem Archivieren Sinn macht, zum Beispiel wie eben schon angesprochen bei Support-Fällen, dann habe ich automatisch eine Supportanfrage, wenn sie geklärt ist auch im Archiv. Findbar ist sie da ja immer noch, aber wie gesagt, ich ziehe diese Option hier meistens vor. Das ist jetzt sehr spannend, Aufgabe verschieben in eine andere Sektion. Wenn man hier raufgeht sieht man schon, da geht es nicht nur um die Spalten in diesem aktuellen Board, sondern alle möglichen Boards. Das spannende daran ist, man kann dadurch ganz einfach verschiedene Boards für verschiedene Aufgaben kreieren. Das heißt, ich kann zum Beispiel ein Board hier unten für Marketing haben, zum Beispiel ein Board für Vertrieb haben, und in dem Moment, in dem das im vertrieb erfolgreich war, könnte ich in die letzte Spalte Erfolg setzen, und dann würde diese Karte automatisch zum Beispiel ins Projektboard wandern. Also das ist eine sehr, sehr sinnige Automation, man muss also nicht extra eine neue Karte in einem anderen Board anlegen, nein. Man verschiebt die einfach in das andere Board darüber, dass man das hier einstellt. Sehr praktisch, benutze ich ständig. E-Mail senden, ja, warum soll man eine E-Mail senden, wenn man es doch in MeisterTask sieht? Das gesamte Team, Besitzer der Aufgabe, das ist selbsterklärend, das kann zum Beispiel sinnig sein, wenn die Benachrichtigung ausgeschaltet hat, und sicher sein möchte, dass derjenige, auch wenn er vielleicht nicht Zugriff auf MeisterTask hat, aber auf seine E-Mails, über den Status der Aufgabe informiert ist. Ganz interessant, welche eigene E-Mailadresse, da kann ich nämlich irgendeine E-Mailadresse eingeben. Das heißt, auch Leute, die nicht in MeisterTask in diesem Board involviert sind, können informiert werden. Sehr interessant zum Beispiel im Fall von Mahnwesen, wenn ich eine bestimmte Mahnstufe erreiche, könnte ich das per E-Mail jemanden mitteilen, der sonst nicht aktiv an diesem Board beteiligt ist. Also wenn ich zum Beispiel eine bestimmte Mahnstufe erreicht habe, könnte hier eine E-Mail an den Geschäftsführer geschickt werden. Der möchte ja vielleicht im Tagesgeschäft gar nicht so involviert sein, und auch nicht über jede Mahnung oder jede Rechnung informiert sein. Aber wenn dann wirklich nach x Wochen nicht gezahlt ist, würde er sich vielleicht einschalten, und darüber kann ich ihn informieren. Sehr praktisch. Fälligkeitsdatum der Aufgabe setzen oder entfernen, besonders spannend hier, in x Tagen fällig. Wieder das Beispiel hier von eben, Rechnungswesen, Mahnwesen, ich kann hier zum Beispiel in der Rechnungsstellungsspalte sagen, in vierzehn Tagen fällig. Das heißt, ich sehe sofort, wenn eine Rechnung eigentlich bezahlt sein müsste. Gut, in einem großen Unternehmen, wo es eine separate Buchhaltung gibt, wir das vielleicht ich so häufig benutzt, aber für kleine Unternehmen, so fünf bis zehn Leute, oder auch Einzelunternehmer ist das eine sehr praktische Geschichte, wo man sich einfach nicht ständig auf Konto gucken muss, und sagen muss, ist das jetzt pünktlich, oder wann kommt die Rechnung. Nein, das sehe ich hier innerhalb von MeisterTask schon auf einen Blick, weil die Aufgabe wird dann fällig und entsprechend gekennzeichnet. Tags der Aufgabe, in diesem Beispielboard habe ich noch keine Tags, aber ich kann hier ausgewählte Tags hinzufügen oder entfernen, oder alle Tags entfernen. Alle Tags entfernen ist zum Beispiel praktisch, wenn eine Aufgabe von der Projektierungsphase, also von der Durchführungsphase, in die Rechnungsphase geht, dann brauche ich vielleicht nicht mehr die Tags in der Aufgabe selber, die ich in der Projektphase gebrauch habe, und werde sie dann automatisch los, und kann vielleicht einen neuen Tag hinzufügen. Über die Tags werde ich nochmal ein separates Video machen, was man damit anstellen kann ist sehr, sehr vielfältig, aber das macht das Ganze auch sehr, sehr viel einfacher. Zeiterfassung der Aufgabe, dazu gibt es ein separates Video von mir. Man muss für ein Board diese Zeiterfassungsfunktion erstmal aktivieren, aber wie gesagt, schaut Euch das Video, das ich dazu gemacht habe an, da habe ich das ausführlich erklärt. Eine sehr, sehr praktische Funktion, zum Beispiel auch für Freelancer, die ihre Zeit erfassen müssen, um Rechnungen zu schreiben, kann ich jedem empfehlen. Slack Nachricht senden ist klar, da müsste ich Slack jetzt konfigurieren. Ich bin kein großer Slack Freund, ich benutze lieber Twist von Doist, also von den Doist-Machern. Wenn man in seinem Team Slack nutzt, kann man hier aber Slack konfigurieren und kann dann, wie es hier steht, eine Nachricht an den Slack-Channel schreiben, sobald eine Aufgabe in dieser Sektion erstellt oder geblockt wird. Das heißt, man kann einen Channel darüber informieren, Achtung, da ist eine Aufgabe dazugekommen. Wenn man Slack nutzt, bestimmt sehr praktisch. Und Office 365 Gruppe benachrichtigen ist genau das gleiche wie Slack, nur, dass es sich hier um eine Gruppe innerhalb von Office 365 handelt, auch da eine Benachrichtigungsfunktion, sehr praktisch für Leute, die nicht in MeisterTask sind. Ja, und das waren sie schon die Aktionen. Es gibt noch mehr MeisterTask Interaktionen innerhalb von anderen Apps, ein prominentes Beispiel aus der jüngeren Vergangenheit zum Beispiel, Google Hangout Chats, also der Slack Schrägstrich Twist Wettbewerb von Google, da gibt es einen eigenen Bot innerhalb von Google Hangout Chats. Das ist eine sehr komplexe Geschichte wieder, da will ich jetzt nicht drauf eingehen, das sind jetzt einfach die eingebauten Sachen. Und ich glaube, da ist für jeden was dabei, und das macht einem das Leben wirklich einfacher. Ich hoffe, das Video hat Euch was gebracht, ich würde mich freuen über Kommentare, oder wenn Ihr meinen Kanal abonniert. Und ich sage, bis zum nächsten Mal! Ciao!

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