Notion: Überblick über eine neue App und Alternative für Evernote & Co.

Notion macht gerade eine große Welle in den USA – die App/Plattform will unser Tool Chaos lichten und viele Dinge vereinen, unter anderem Evernote (das sich in den letzten Jahren leider nicht sehr viel weiterentwickelt hat) und sogar Tools wie Trello/Meistertask.
In diesem Video gebe ich euch einen ersten Eindruck über die Fähigkeiten und das Konzept das hinter Notion steht. Und direkt vorab: ich bin echt angetan!

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Transkript des Videos:

Hallo und herzlich willkommen. Hier ist Björn Bobach und heute geht es um eine ganz neue App, die ich neulich mal empfohlen bekommen habe und die heißt Notion. Notion ist aber eigentlich mehr eine Plattform, da komme ich dann gleich noch zu. Und Notion macht gerade in den USA eine Riesenwelle. Die Leute stürzen sich da gerade drauf. Das ist eine Firma, die sitzt in San Francisco. Und Notion maßt sich an, eine ganze Menge zu sein, eine ganze Menge zu ersetzen. Ihr seht hier schon, auf der englischen Website. Es gibt noch keine deutsche. Note Stocks, Knowledge Base, Tasks, Projects, Spreadsheets, Databases. Und Notion möchte eine ganze Menge Tools ersetzten. Und das ist ja etwas, was ihr sehr wahrscheinlich alle kennt. Und das ist auch eine Frage, die ich immer wieder gestellt kriege. „Was wofür? Evernote wofür? Wofür dann Meistertask? Oder Meistertask oder Trello? Welche Daten in G-Suite ablegen, welche Daten in Dropbox?“ Also, es ist eine ganze Menge an Tools da draußen und Notion versucht, das Ganze zu verschlanken und in einer Plattform zu bündeln. Der große Haken ist gerade, es gibt es wie gesagt noch nicht auf deutsch, es gibt es momentan nur auf englisch. Allerdings ist es so, für alle, die sich mit der DSGVO auseinandersetzen müssen und das sind ja fast alle, sie sind Privacy-Shield-zertifiziert und auf ihrer Website haben sie auch einen DPA zur Verfügung gestellt. Es sieht also so aus, als wären sie da konform. Ich kann da wie gesagt keine Rechtsberatung anbieten, kann ich ja nie, ich bin kein Jurist. Aber auf den ersten Blick sieht es gut aus. Lange Vorrede, ich logge mich mal eben ein. Man kann das hier mit seinem Google-Account machen, oder auch mit seiner E-Mail-Adresse. Ich mache es mit Google. So und da sind wir eingeloggt und ihr seht auf den ersten Blick: superschlank, super-übersichtlich. Mich erinnert es sehr auf den ersten Blick an Ulysses, mein Lieblingstexterstellungswerkzeug. Das benutze ich vor allem deswegen so gerne, weil es so ablenkungsfrei ist und mit Mark Up funktioniert, aber auf den ersten Blick sieht es hier sehr, sehr ähnlich aus. Ist aber was völlig anderes, wie ihr gleich sehen werdet. Ich führe euch einmal schnell durch das Interface. Wie gesagt, das wird keine tiefe Besprechung von einzelnen Funktionen. Das werde ich bei Interesse dann noch nachreichen. Ich zeige euch einmal ganz kurz, wie das Ganze strukturiert ist. Hier oben habt ihr verschiedene Workspaces, das heißt ich habe jetzt hier allein schon drei. Den von meinem Bruder, meinen einen und dann einen Firmen-Workspace. Ihr seht, wir haben hier noch nicht-, wir sind noch immer auf dem Free Plan. Die Plans sind unten weiter geklärt, da komme ich ganz am Schluss nochmal drauf. Aber ich kann hier jetzt auch weitere hinzufügen, ich kann das Ganze in den Dark Mode schalten. Was ich immer sehr angenehm eigentlich finde und ich kann hier auch direkt die entsprechenden Apps herunterladen. Apropos Apps: die sind richtig gut. Die Mac-App ist richtig gut und die Mobilen-Apps, die ich getestet habe auf dem iPad und dem iPhone, die sind auch richtig klasse. Hier habe ich noch eine Möglichkeit, Sachen zu suchen. Ich kann hier mir die Updates des aktuellen Dokuments anzeigen lassen. Das finde ich richtig spannend, da sehe ich also die gesamte Historie schön aufgelistet. Hier habe ich meine Einstellungsmöglichkeiten, kann ich meinen Account einstellen, ich kann Mitglieder hinzufügen und hier kann ich auch upgraden. Und da seht ihr schon die Preise und das hält sich echt in Grenzen. Es gibt diesen kostenlos Tier für null Dollar. Persönlich, wenn man nur allein arbeiten möchte für vier Dollar und für das Team acht Dollar pro Mitglied. Das Persönliche bedeutet nicht, dass man die Dokumente nicht freigeben kann. Aber man hat halt in den Workspaces, das erkläre ich gleich, immer nur ein Mitglied. Und hier kommen wir dann auch schon zu den beiden großen Bereichen. Das ist einmal Workspace und Private. Also Workspace, Arbeitsbereich. Und wenn ich jetzt dieses Team Tier habe, also wenn ich mehrere Mitglieder habe, können die alle auf das, was hier in diesem Workspace angelegt ist, zugreifen. Hier unten in dem Private-Bereich, das macht dann natürlich logischerweise auch Sinn, das sind alles nur Dokumente, die ich sehe. Die sieht kein anderer, also oben, das sehen alle. Und das hier unten, das sehe nur ich. Dann habe ich hier noch eine Möglichkeit, Dokumente zu importieren, und hier habe ich noch einen Mülleimer. Das heißt, wenn ich eine Seite lösche, landet die erstmal da drin und dann kann ich sie da irgendwann wiederherstellen. Jetzt zu den Dokumenten tatsächlich. Das hier ist jetzt so ein Beispiel-Dokument und ihr seht, die arbeiten auch mit Unterseiten. Also ich kann hier ein Beispiel-Dokument oben haben und Unterseiten haben. Also keine Ordnerstruktur, sondern tatsächlich eine Struktur, die auf Seiten basiert, weil ich ja auch hier eine Grundinformation drin habe. Ich lege jetzt aber mal eine neue Seite an, damit ihr seht, wie das Ganze funktioniert. Die nennen wir jetzt einmal „Beispiel“. Jetzt kann ich hier noch einen Template auswählen. Oder ich fange einfach an zu schreiben. Und ich kann hier Kommandos einfügen. Da seht ihr nämlich, wenn ich einen Schrägstrich mache, habe ich auch gleich diese Blöcke. Und was es mit diesen Blöcken auf sich hat, seht ihr auch, wenn ihr auf das Plus klickt. Notion organisiert die Dokumente nämlich in so genannten Blöcken. Das heißt ich kann einen Textblock machen, ich kann eine Unterseite an einer bestimmten Stelle einfügen. Ich kann hier auch eine Liste einfügen. Ich mache das jetzt einfach mal, zum Beispiel eine To-Do-Liste, also mit Abhake-Möglichkeit. Dann machen wir mal „Milch kaufen, Hund Gassi, Bett aufbauen“, also was auch immer und die kann ich dann auch entsprechend hier abhaken. Ich habe hier jetzt nicht die Möglichkeit, Sachen hier jemandem zuzuweisen in den To-Dos, aber ich kann tatsächlich die auch nochmal umarrangieren,also ich kann hier zum Beispiel hier mit diesem Anfasser das Ganze von der Reihenfolge ändern. Für eine Basic-To-Do-Liste absolut ausreichend. Blöcke können aber noch viel mehr. Also ich kann natürlich auch Listen hinzufügen, ich kann Listen, die man so aufklappt, also mit so einem Toggle machen, also mal Beispiel hier wieder: wenn ich das jetzt aufklappe, dann kann ich jetzt hier zum Beispiel sagen: „das ist-, ist nicht immer sichtbar“ und wenn ich das jetzt zuklappe, sieht man das nicht immer. Also super für Kommentare zum Beispiel, die man vielleicht nicht immer sehen will, um die Übersichtlichkeit zu bewahren. Es gibt noch viel, viel mehr Blöcke. Ihr seht, ich kann hier Teile einfügen, ich kann eine spezielle Formatierung für ein Zitat machen. Ich kann auf eine andere Seite innerhalb von Notion verlinken. Ich kann andere Mitglieder erwähnen, ich kann Seiten erwähnen. Oder ich kann auch einen Reminder hinzufügen, also eine Erinnerung. Das sind alles so Sachen, die kennt man auch von Evernote und so. Aber jetzt wird es richtig mächtig. Ich habe nämlich auch diesen Database-Bereich hier und da kann ich tatsächlich Tabellen machen. Ich kann Tabellen, die die ganze Seite einnehmen, also eigene Seite machen und ich kann Inline-, jetzt kommt es, Kanban-Boards machen. Ich bin ja ein Riesen-Meistertask-Fan und das hat mich echt geflasht. Weil ich kann jetzt hier tatsächlich sagen-, ich kann jetzt hier eine kleine Projektverwaltung unterlegen. Und das ist dann richtiges-, richtiges Kanban-Board. Also ich kann die Spalten umbenennen. Sagen wir mal, das ist jetzt hier der „Eingang“ und das ist, machen wir es auf deutsch, „in Arbeit“ und das nennen wir dann natürlich logischerweise „abgeschlossen“ und dieses Kanban-Board funktioniert wie jedes andere Kanban-Board auch mit diesen Karten. Die kann ich natürlich umbenennen, „Aufgabe 1“ Ich kann die sogar jemandem zuweisen und ich kann diesen Kanban-Boards und das ist richtig praktisch, noch Properties, also Eigenschaften zuweisen, wenn ich da drauf schelle. Dann kann ich sagen: „Was ist das für eine Property?“ Das ist vielleicht ein Text oder eine Nummer, ein Auswahlfeld, ein Mehrfach-Auswahlfeld, eine Person. Ich kann Dateien da hinterlegen, ich kann da Checkboxen, oder eine URL, oder eine E-Mail. Ich kann sogar eine Formel hinterlegen, oder ich kann hier zum Beispiel sagen: „last edited by“ oder „created“ wann auch immer, oder eine „relation“ auf eine andere Aufgabe. Das kann ich alles pro Aufgabenkarte hinterlegen, das können manche Kanban-Tools nicht, also richtig, richtig praktisch. Und natürlich kann ich hier kommentieren und ich kann andere Leute erwähnen. Oder ich kann auch eine Seite erwähnen. Richtig praktisch: ich kann hier ein Cover hinzufügen, ein Icon. Also, man kann es formatieren, wie man möchte. Und dann natürlich, wie eben schon gezeigt hier, Kanban-Style durch die Gegend schieben. Das ist natürlich jetzt nicht das Gleiche wie Meistertask oder Trello, von dem-, vom Umfang her. Das kann aber alles noch kommen, aber es ist voll integrierbar. Und das ist nicht das einzige, was voll integrierbar ist. Ich kann nämlich hier auch zum Beispiel unten einen Inline-Kalender hinterlegen. Das heißt, ich habe jetzt hier unten auch noch eine Kalenderplanung, wo ich zum Beispiel, wenn das jetzt für mein Team wäre, auch einen Urlaubskalender draus machen kann. Und das alles inline, in einer Notiz. Also, Evernote: nimm dir da ein Beispiel dran. Und das ist alles kollaborationsfähig. Das ist wirklich, wirklich große Kunst. Ich kann das dann umarrangieren, wie gesagt über diese Anfasser. Und ich könnte jetzt hier noch eine Unterseite machen. Also das ist sehr, sehr mächtig. Ihr seht schon, warum ich so begeistert bin, weil es die Sachen, die es macht, sehr schlicht macht und sehr einfach machen, sehr zugänglich macht. Und man wirklich eine Menge an anderen Tools sich dadurch einspart. Eine Sache möchte ich noch zeigen. Die liefern jede Menge Templates mit. Ich gehe jetzt hier mal auf Workspace und sag: „Plus Team-Home“. Das ist so ein Beispiel von denen, wo man sich sozusagen ein Wiki, eine kleine Wissensdatenbank für sein Team anlegen kann. Auch das kann man natürlich dann anpassen. Und von diesen Vorlagen haben die jede  Menge. Also das geht hier von schnellen Notizen über Spezifikationen für ein Design, Coding-Guidelines, also einfach eine Übersicht, wie man Tag-, wie man einen bestimmten Code erstellen soll. Vision and Mission, solche Sachen. Eine Block-Post-Vorlage haben sie hier. Team-Home, was ich gerade gezeigt habe. Für Gesprächsnotizen, für das Onboarding von neuen Mitarbeitern haben sie hier ein Kanban-Board erstellt. Für eine Roadmap, also wahnsinnig viele Vorlagen. Ich freue mich wahnsinnig darauf, wenn es das auf deutsch gibt, weil ich glaube, dass das auf dem deutschen Markt sehr erfolgreich sein kann, dieses Tool. Ich glaube grundsätzlich, dass es sehr erfolgreich sein kann. Und ich werde mich in den nächsten Wochen und Monaten intensiver damit auseinandersetzen und euch einzelne Funktionen, wie zum Beispiel die G-Suite-Integration, die es hier drin auch gibt, einzeln vorstellen. Ich hoffe, das ist ein guter erster Eindruck. Probiert es aus, es ist kostenlos. „Notion.so“ ist der Link. Dieses kostenlose Tier ist limitiert, ich kann es euch auch nochmal zeigen. Weil die-, das ist eigentlich recht großzügig. Also Mitglieder einladen könnt ihr unbegrenzt. Ihr habt tausend Blöcke, also zum Beispiel Kanban-Boards, Kalender und so was, habt ihr frei und ihr habt ein 5-Megabyte-File-Upload-Limit. Das heißt, wenn ihr mehr als fünf Megabyte an Dateien hochladet, dann wird das nicht mehr kostenlos sein, irgendwie müssen die sich ja finanzieren. Und dann geht es auf den Personal Space hier mit den vier Dollarn, was aber wirklich für die Funktionalität nicht viel ist. Ich freue mich auf die nächsten Monate mit diesem Tool. Ich hoffe, ich habe euch ein bisschen neugierig gemacht. Probiert es wie gesagt aus. Bei Fragen schreibt mir gern an „office@bjoernbobach.de“ und ich sage bis zum nächsten Video. Bis dann, tschau.

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