Video Tutorial: Zeiterfassung mit MeisterTask

MeisterTask ist ein sehr mächtiges und umfassendes Kanban Tool mit dem man fast jeden Prozess abbilden kann. In MeisterTask Pro gibt es ausserdem eine Funktion zur Zeiterfassung. In diesem Video auf meinem YouTube Kanal zeige ich euch, wie ihr diese Funktion konfiguriert und sinnvoll einsetzt.

 

Hier das Transkript des Videos:

 

Hallo. Herzlich Willkommen. Ich bin Björn Bobach und ich versuche Technik begreifbar zu machen. In dieser Folge geht es um etwas, das Leser meines Blogs schon kennen. Und zwar um Meister Task. Meister Task ist ein Kanban-System zur Projektverwaltung. Und das ist ein sehr sehr mächtiges Tool. Und in Meister Task, etwas versteckt, ist eine Funktion zur Zeiterfassung. Bedingung dafür ist, dass man Meister Task pro abonniert hat. Ich finde, dass sollte jeder tun, der damit wirklich ernsthaft arbeiten will. Und mit dieser Zeiterfassung kann man zum Beispiel auch als Selbständiger stundengenau abrechnen, wie viel Zeit man für ein Projekt braucht. In diesem Video möchte ich euch einmal zeigen, wie das funktioniert.

Ja, da sind wir in Meister Task. Ich habe jetzt für dieses Beispiel ein neues Board angelegt. Das heißt Auftragsboard. Und nochmal zur Erinnerung, diese Funktion ist nur möglich mit Meister Task pro. Das würde ich aber, wie schon gesagt, jedem ans Herz legen, weil es einfach viel viel komfortabler ist. Ich zeige euch jetzt einmal, wie man das einrichten kann. Das ist wirklich sehr einfach. In diesem Beispiel habe ich drei Spalten, laufende Projekte, aktuelle Arbeit und erledigt. In laufende Projekte habe ich schon drei Auftragskarten, drei Tasks hinterlegt. Die Idee ist jetzt, dass ich hier quasi meine aktuellen Projekte drin habe. Und wenn aktiv daran gearbeitet wird, werden die in aktuell in Arbeit verschoben. Das heißt, sobald sie in dieser Spalte landen, muss die Zeiterfassung aktiviert werden. Ganz einfach eingerichtet. In der Spalte oben auf das Dreieck tippen, dann auf Aktionen und dann auf Aktion hinzufügen. Jetzt habe ich hier eine Liste mit allen möglichen Smart-Actions. Das ist, wie gesagt, sehr sehr umfangreich, was man da machen kann. Ich möchte aber die Zeiterfassung der Aufgabe starten und das ist jetzt das, was standardmäßig angezeigt wird. Die Zeiterfassungsfunktion ist einem Board nicht standardmäßig an. Das müssen wir einmal aktivieren. Ist ganz einfach gemacht. Auf diesen Link klicken und dann seht ihr hier direkt Zeiterfassung, einschalten, fertig. Und jetzt das Ganze nochmal wie eben. Das Dreieck, Aktionen, Aktion hinzufügen, Zeiterfassung der Aufgabe, in diesem Fall starten, nicht stoppen, weil wir wollen sie ja hier starten. Ist eingerichtet. Sieht man jetzt in dem Fall auch durch dieses rote Symbol hier, diese stilisierte Stoppuhr. Jetzt müssen wir das Ganze aber auch wieder beenden. Das heißt, wenn die Aufgaben hier bearbeitet wurden und zurück in laufende Projekte geschoben werden, müssen wir die Zeiterfassung hier wieder ausschalten. Also, wieder eine Aktion hinzufügen, Zeiterfassung der Aufgabe stoppen in dem Fall. Auf fertig. Ist hinzugefügt, wird jetzt hier nicht angezeigt, weil es hier schon Aufgaben drin gibt. Ist aber hinterlegt. Das reicht noch nicht, weil manchmal ja Projekte auch, nachdem sie in Arbeit waren, erledigt sind und nicht mehr laufend sind, sondern erledigt. Also müssen wir hier auch noch eine Smart-Action hinzufügen. Zeiterfassung der Aufgabe stoppen, auf fertig und erledigt. Im Übrigen könnte man jetzt in die Erledigt-Spalte zum Beispiel auch noch hinterlegen, dass automatisch eine E-Mail an die Buchhaltung geht, dass eine Rechnung geschrieben werden soll. Alles Mögliche wäre da noch möglich. In dem Fall wollen wir es auf die Zeiterfassung beschränken. Wie sieht das dann in der Praxis aus? Ich nehme jetzt also hier eine Aufgabe und werfe die in aktuell in Arbeit. Und jetzt ist die Zeiterfassung gestartet. Wie kann ich das überprüfen? Wenn ich hier doppelt klicke, sehe ich schon einen großen roten Balken und hier laufen jetzt die Sekunden runter. Das wird dann später an anderer Stelle nochmal gesammelt angezeigt. Das zeige ich euch gleich. Jetzt lasse ich die Aufgabe einfach mal im Hintergrund weiterlaufen. Weil, was ich euch auch noch zeigen möchte, ist, die Aufgabe ist mir jetzt zugewiesen. Das sind nicht zugewiesene Aufgaben. Die könnte jetzt also jemand, der Zugriff auf dieses Board hat, einfach anfassen und auch hier reinwerfen. Und dann wird hier trotzdem hinterlegt, wer gerade angefangen hat, an der Aufgabe zu arbeiten. Die Zeit wird natürlich entsprechend erfasst. So. Dann wollen wir das Ganze jetzt weiter spinnen. Das heißt, ich habe jetzt aufgehört, an den Projekten zu arbeiten, lege die zurück in laufende Projekte. Und wo wird das Ganze jetzt angezeigt? Oben rechts hat man immer seinen Profil-Icon. Da tippe ich einmal drauf. Und das ist jetzt unter Statistiken. Einmal hier drauf tippen und dann links auf Zeiterfassung. Und da sieht man schon, 0,03 Stunden ist aktuell erfasst. Also nicht wirklich viel. Da sieht man top-aktive Benutzer. Man kann sich das Ganze als Diagramm anzeigen lassen, man kann sich das als Tabelle anzeigen lassen. Das ist natürlich viel viel genauer. Der rundet auf auf volle Minuten. Das macht wohl Sinn, weil sekundengenaue Abrechnung ist sehr selten. Aber man kann sich den Zeitrahmen einstellen. Sehr sehr spannende Funktion. Sehr spannend. Man kann sich damit jetzt sehr sehr viel vorstellen, abgesehen von so einer Projektabwicklung zum Beispiel über längere Projekte, zum Beispiel Web-Entwicklung, solche Sachen, könnte man auch ein Ticket-System machen. Einfach, um eine Statistik zu haben, wie lange brauchen wir, bis wir eine Kundenanfrage beantwortet haben? Wie lange brauchen wir, um einen Bug auszumerzen? Solche Sachen könnte man hier statistisch erfassen, abgesehen natürlich von der Abrechnung. Also, nicht schwer und sehr sehr schnell eingerichtet.

Also, sehr sehr einfach und sehr sehr schnell eingerichtet. Ihr seht, das ist keine große Kunst. Und damit wird Meister Task eigentlich noch viel viel mehr, als es sowieso schon ist. Weil, man kann damit tatsächlich auch die Stundenzahl für seine Abrechnung später generieren. Also sehr sehr praktisch. Ich freue mich auf das nächste Mal. Ciao.

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