Direkt vorab: ich bin in die gleiche Falle gelaufen. Als ich vor 6 Jahren anfing Evernote zu nutzen, war ich so begeistert von der Suchfunktion, dass ich mich Anfangs nicht wirklich um eine gute Evernote Struktur gekümmert habe. Ich hatte viel zu viele Adressbücher und Stapel.Schlagwörter habe ich fast gar nicht genutzt. Die Suche hat für mich ja alles gefunden was ich brauchte.

Man sollte nicht für andere suchen müssen

Der wichtige Teil im vorherigen Absatz lautet „für mich“. Ja, wenn ich Evernote und den Inhalt darin nur für mich nutzen würde, wäre es sehr wahrscheinlich (fast) egal wie meine Notizen strukturiert sind. Aber wehe man möchte dann einmal etwas weitergeben.

In früheren Artikeln bin ich bereits ausführlich auf die Evernote Struktur und Schlagwörter eingegangen. Noch einmal kurz zur Erinnerung, die wichtigen Eigenschaften bezüglich der Freigabe:

Notizen kann ich freigeben

Notizbücher kann ich freigeben

Eine Notiz kann nur in einem Notizbuch liegen

Stapel kann ich nicht freigeben.

 

Was bedeutet eine schlechte Evernote Struktur in der Praxis?

Wenn ich zum Beispiel auf die Idee käme meine Dokumente für den Steuerberater zu sammeln, indem ich Belege, Rechnungen, Bescheinigungen jeweils in Notizbüchern ablege und diese dann in einen Stapel „Steuer 2018“ verschiebe, würde ich mich wohl sehr ärgern,dass ich das dann nicht mit einem Klick teilen kann. Hier also besser mit einem Schlagwort arbeiten (also zum Beispiel Steuerjahr 2018).

Ein anderes Beispiel: Ich lege Daten zu einem Kunden (Korrespondenz, Projektinfos, Dateien) in Evernote ab. Ich lege diese schön säuberlich jeweils in ein Notizbuch (Kundenname-Korrespondenz, Kundenname-Projekt, etc). Und damit alles schön zusammen liegt, bilde ich mit diesen Notizbüchern einen Stapel. Nun will ich einem Kollegen alles so zusammengestellt freigeben. Geht ja nicht als Stapel. Also besser EIN Notizbuch pro Kunde und auch hier wieder mit Schlagwörtern arbeiten.

Und ganz ärgerlich, wenn eine Notiz (z.B. eine Rechnung) in einem Notizbuch zu einem Kunden liegt und ich sie für meine steuerlichen Dokumente brauche. Wehe wenn ich da nicht ein Schlagwort vergeben habe.

Meine Regel lautet also:

Den größten gemeinsamen Oberbegriff für das Notizbuch wählen, alles weitere immer (!)mit Schlagwörtern versehen. Stapel immer nur dann nutzen, wenn ich PERSÖNLICH diese brauche.

Eine gute Evernote Struktur zahlt sich aus!

Auch wenn die richtige Struktur gerade am Anfang etwas mühsamer erscheint, zahlt sich die Mühe aber sehr aus je mehr man mit Evernote arbeitet. Es ermöglicht tolle Smart Searches in Evernote und mühelose Dateifreigaben. Ich kann es nur jedem ans Herz legen.