Richtig Priorisieren lernen

7. Juli 2023

Von Priorität (das Vorderste) kann es eigentlich keinen Plural geben. Richtig Priorisieren fällt auch genau deswegen vielen so schwer. Anstatt sich für das Wichtigste im jeweiligen Augenblick zu entscheiden, werden zum Beispiel Listen mit scheinbar gleich wichtigen Dingen gefüllt – die Produktivität wird dadurch jedoch selten gesteigert. Im Coaching ein häufiges Thema!

In dieser Folge von Coach&Coach erklären wir

???????? wie man mit verschiedenen Mitteln richtig priorisiert

???????? was zu tun ist, wenn man scheinbar Vieles hat, was gleich wichtig ist

???????? was das Buch “Achtsam Morden” damit zu tun hat ????

Hier die Transkription des Podcasts:

Björn:
Herzlich willkommen zu einer neuen Folge von Coach & Coach, dem Coaching-Podcast mit Jan

Jan:
Hallo Björn!

Björn:
Gustaf Franke. Hallo Jan! mir, Björn Bobach. Wir freuen uns, dass ihr dabei seid und dass ihr uns heute die Priorität gegeben habt, dass ihr uns zuhört. Denn wenn ihr den Titel gesehen habt, wisst ihr schon, es geht um Prioritäten oder Priorisierung und ich falle mal gleich mit der Tür ins Haus. Prioritäten gibt es eigentlich nicht. Also im Wortsinne Priorität, das Wichtigste, kann es ja eigentlich keinen Plural

Jan:
Ja, Priorität von Lateinisch Prior der Vordere. Also im Grunde genommen das, was als erste

Björn:
Es kann ja nicht mehrere Dinge geben, die das Wichtigste sind. Dann ist ja nichts mehr wichtig, wenn alles wichtig ist. Jan, sag was dazu.

Jan:
steht. bestätigt quasi das was du sagst aber wenn ich jetzt mal irgendwie um mich schaue auch in die organization von menschen dann sehe ich oftmals so konstrukte wie priolisten und diese priolisten teilen sich dann auf in prio eins listen prio zwei listen prio drei listen prio vier listen und am ende fragt man sich ok was ist denn jetzt in summe was hat denn jetzt priorität und warum und ich glaube

Björn:
Du hast es schon gesagt, was hat Priorität? Die Priorität finde ich super. Mit Prioritäten komme ich immer wieder ins Gefecht. Das ist auch im Coaching so. Wenn ich einen Auftrag kriege, die Prioritäten von XY sind falsch oder meine Prioritäten sind falsch, dann muss man als Erstes, finde ich, erstmal hinterfragen, okay, Prioritäten, jetzt erklären Sie mir mal, wie Sie da unterscheiden. Und jetzt hast du es so schön gesagt, es gibt immer Prior 1 oder 2, 3, 4. Andere machen es nach A, B, C, D. Aber das sind dann auch schon wieder Listen.

Jan:
Ja, also ich meine, da gibt es natürlich verschiedene Möglichkeiten.

Björn:
Dann hat man also, nehmen wir mal Prio 1 oder Prio A für das Wichtigste und dann stehen da zehn Dinge drauf. Was? Wie organisiert man sich denn dann, wenn man zehn Dinge hat, die alle gleichwertig das Wichtigste sein sollen?

Jan:
Grundsätzlich gibt es natürlich auch die Möglichkeit zu sagen, ich habe eine Priorisierung in meinem Leben von Themenbereichen. An allererster Stelle kommt die Familie. Das ist meine Priorität Nummer eins. Dann kommt der Job, dann kommt mein Hobby. Gibt es Menschen, die das so für sich priorisieren? Ich finde, wenn man das für sich so klar macht und sagt, ich spreche davon Prioritäten, ist das grundsätzlich auch in Ordnung. Man muss ja auch nicht alles auf die Goldwaage legen. Grundsätzlich stellt sich aber die Frage, wenn ich inflationär mit der Priorität umgehe, was hat das dann noch für eine Bedeutung? Also wenn ich beispielsweise sage, ich möchte mich in meinem Arbeitsalltag strukturieren und ich habe für einen Arbeitstag nehme ich mir jetzt meine Liste an Tätigkeiten, die ich zu tun habe. Und da sage ich halt irgendwie bei 50 Tätigkeiten, die haben hier Prio 1. Dann ist schon die Frage, OK, was mache ich jetzt? Mache ich jetzt alles parallel? Mache ich eins nach dem anderen? Oder wie gehe ich davor? So und.

Björn:
Du glaubst gar nicht, wie oft mir sowas begegnet, wenn ich mit Firmen arbeite. Ich arbeite ja mit so einem Software-Tool, das ich unterrichte, wo ich Leute trainiere. Und da kann man so Tags setzen, so Fähnchen.

Jan:
Mhm.

Björn:
Meistertask heißt die Software. Und ich empfehle dann auch immer den Wichtig-Tag, also dass man Dinge markiert, die wirklich wichtig sind. Und in den Nachgesprächen haben dann… 30 Aufgaben, die sind wichtig, denke ich, lache da jetzt ein bisschen drüber,

Jan:
Mhm.

Björn:
weil das tatsächlich fast schon die Regel ist oder geworden ist. Und deswegen erkläre ich dann in dem Zuge dann auch immer gleich nochmal, dass man damit nicht so inflationär umgehen muss. Da musste ich gerade dann denken, weil du das Wort inflationär gebraucht hast.

Jan:
Mhm.

Björn:
Weil dann bringt das alles gar nichts mehr.

Jan:
Jetzt haben wir natürlich auch im Alltag die Situation, dass ich unter Umständen noch

Björn:
Und die sämtliche Prävisierung bringt es halt, bringt halt gar nichts, wenn man es total übertreibt.

Jan:
unterschiedliche Auftraggeber habe. Soll heißen, ich versetze mich jetzt mal in die eigene Situation. Ich habe einen Auftraggeber, das ist vielleicht die Firma, für die ich arbeite. Dann habe ich einen Auftraggeber, das ist der Kunde, für den ich arbeite. im Rahmen meiner Rolle als Berater der Firma, für die ich arbeite. Dann habe ich aber auch noch einen Auftraggeber, das ist zum Beispiel meine liebe Frau. Auch die hat Dinge. Und jetzt kommen im Grunde genommen unterschiedliche Themen rein. Die haben alle prior 1 jeweils von den unterschiedlichen Auftraggebern. Das heißt aber am Ende des Tages ist das natürlich jeweils die Priorität 1 aus Sicht des jeweiligen Auftraggebers. Und… Ich muss am Ende aber trotzdem entscheiden, wie priorisiere ich wiederum diese Prio 1 Aufgaben, die hier reinflatten. Am Ende des Tages sind wir immer selbst dafür verantwortlich zu sagen, was mache ich jetzt als erstes und was ist auch die Begründung dafür. Das wird aber wahrscheinlich nicht ohne weiteres möglich sein, alles zur gleichen Zeit in einer hervorragenden Qualität abzuliefern, sondern wahrscheinlich muss ich auch da sagen, ich habe eine Reihenfolge. Jetzt stellt sich die Frage, warum funktioniert das nicht?

Björn:
Hm.

Jan:
Warum kann ich denn nicht einfach die Sachen parallel machen? Multitasking.

Björn:
Das geht nicht. Unser Hirn kann das nicht. Das ist, wir sind nicht multitaskingfähig. Es gibt ja auch immer wieder diese Behauptung, dass Männer das nicht können oder, nee, wie war es? Frauen können es nicht, aber Männer können es. Oh Gott, oh Gott, jetzt bringe ich mich hier anders rum. Also, ich bringe

Jan:
Nein, andersrum.

Björn:
mich in Teufelsküche. Jetzt natürlich beide Geschlechter werden mich jetzt kloppen. Nein, nein, wir können das grundsätzlich nicht. Unser Hirn kann das gar nicht. Wir können nicht parallel uns auf verschiedene Dinge konzentrieren. Das kann man ja ganz einfach ausprobieren. Ich kann dir jetzt hier eine ganz komplizierte Rechenaufgabe geben und dich gleichzeitig bitten, irgendein Lied zu singen. Das wirst du nicht hinkriegen. Das wird nicht funktionieren. Und das sind, das kann jeder, der hier uns zuhält, auch mal ausprobieren. Geht einfach nicht. Und selbst wenn wir etwas auswendig können, können wir das nicht. Das ist uns biologisch nicht gegeben. Deswegen… Ist es, glaube ich, wichtig? Und jetzt kommen wir mal zu der, wir schimpfen die ganze Zeit darüber, dass Priorisierung und mehrere Prioritäten gleichzeitig haben nicht funktioniert. Also wie geht man damit jetzt um? Also wir haben ja durchaus Dinge, wie du auch gerade geschildert hast, die wichtig sind, die wir in irgendeine Hierarchie bringen müssen. Mein Herangehen ist dann immer zu fragen, wie organisieren Sie denn ihren Tag? Und dann fängt es eigentlich an, sehr interessant zu werden. weil da ist ganz oft dann überhaupt kein Konzept hinter. Also da ist dann, ich arbeite so, wie es gerade kommt. Viele Menschen sind dann z.B. auch von ihrem Posteingang diktiert, also E-Mail-Posteingang. Da bestimmt dann der E-Mail-Eingang die Reihenfolge der Dinge, die sie abarbeiten. Sie hecheln den anderen Dingen, die sie eigentlich auch noch erledigen müssen, so hinterher, weil die E-Mails immer dazwischenkommen. Und da gibt es natürlich viele ganz handwerkliche Dinge, die man dann versuchen kann, wie man das Dilemma der vielen wichtigen Dinge… gelöst bekommt. Also zum Beispiel, was mir jetzt so spontan einfällt, ist Time Blocking, dass man sich für bestimmte Dinge tatsächlich im Kalender bestimmte Zeiten reserviert, so wie wir zum Beispiel jetzt auch gerade diesen Slot für uns reserviert haben, um diese Aufnahme zu machen, kann man sich genauso auch selber in seinem Kalender, ich mache das auch zum Beispiel, Zeiträume einladen, in denen man etwas bestimmtes erledigt. Und je nachdem, wie wichtig das ist, Kann ich diesen Zeitraum verlängern, verkürzen vor anderen Pladen? Kann dann sogar diese Termine, die ich ja nur mit mir selber habe in dem Moment, auch von der Reihenfolge nochmal verändern, wenn ich dann sage, das eine ist dann doch wichtiger als das andere? Und das ist so eine der Herangehensweisen.

Jan:
Ja, richtig.

Björn:
Wir haben ja auch schon mal über die Eisenhower-Matrix gesprochen, dass das auch wichtig ist, dass man als erstes mal filtert, was überhaupt wichtig ist und was dringend ist.

Jan:
Also ich bin ja ein Riesenfan von der Eisenhower Matrix, wie ich ja glaube ich auch zu dem

Björn:
Also das… entscheide natürlich auch, wann es in meinem Kalender erscheint. Das ist eine Herangehensweise, mit der man damit umgehen kann, dass man eben nicht mehrere Dinge gleichzeitig schafft.

Jan:
Zuhörerinnen und Zuhörern noch mal die Eisenhower Matrix Folge von uns ans Herz legen.

Björn:
Die verlinken wir natürlich auch.

Jan:
Die verlinken wir auch gerne noch mal, genau. Und ja, tatsächlich also die Unterscheidung noch mal daran, was ist weder dringlich noch wichtig, was ist wichtig, was ist dringlich und was ist dringlich unwichtig? Dringlich und wichtig ist eigentlich genau dieses Thema. Da haben wir Priorität, rein theoretisch, oder zumindest haben wir da erst mal eine hohe Dringlichkeit und Wichtigkeit, das getan werden muss. Und deshalb sagt man ja auch, das sind eigentlich die Dinge, die man sofort erledigen sollte. So und sofort erledigen heißt dann unter Umständen auch, dass man sich dafür dann einen gewissen Zeitraum pro Tag reserviert, wo man genau diese Dinge dann auch abarbeiten kann. Da kann man ja immer noch für sich eine Reihenfolge auch festlegen, wie man das tun kann. Tatsächlich gibt es noch diverse Fallstricke auch bei Zeitplanung, dass man in der Regel dazu neigt, zu wenig Zeit einzuplanen, keine Pufferzeiten einzuplanen und so weiter und so fort, die einen dann auch noch mal immer wieder ins Straucheln bringen können. Da kann man auch strukturell rangehen. Und es bringt natürlich auch schon mal unheimlich viel Ruhe auch in einen Geist hinein, sich mal bildhaft vor Augen zu führen. Wie plane ich denn überhaupt die Woche durch? Welches Thema werde ich wann behandeln? Was habe ich gegebenenfalls auch für Pufferzeiten? Um auch wirklich mal abschätzen zu können, was kann ich denn überhaupt leisten? Wir haben in der anderen Folge auch schon mal über das Thema Mental Load gesprochen. wo wir also sagen, dieses ganze Grundrauschen von Dingen, die ich eigentlich erledigen muss, die halt irgendwie alle wichtig sind und so weiter und so fort, die ich aber gar nicht fassen kann, die kann ich natürlich auch darüber schon mal etwas strukturieren und auch diese lastlos werden, wenn ich mir tatsächlich einen Plan mache, wie ich die Dinge umsetzen kann, wann ich das möchte. Und auch in der Feststellung zu sagen, mehr werde ich nicht schaffen. Und dann ist auch mal gut,

Björn:
Mhm.

Jan:
da müssen halt andere Dinge liegen bleiben und dann ist das auch in Ordnung, aber da hat man auch nicht im Kopf, oh mann. Das müsste ich jetzt aber eigentlich auch noch sein. Man kann sich schon vorher darauf einstellen, das wird voraussichtlich das Pensum sein, was ich schaffen kann. Und dann, weiß ich auch schon frühzeitig und nicht erst bis zur letzten Sekunde eine Abgabe oder wie auch immer, dann pass mal auf, diesen Punkt, der hat jetzt eine nachgelagerte Priorität, beziehungsweise hat in diesem Zusammenhang keine Priorität. Das kann ich zu einem späteren Zeitpunkt erst machen. Dann müssen wir nochmal die Frist verschieben oder wie auch immer. Aber dann kann ich auch frühzeitig kommunizieren. Das bringt mich dann auch weniger in die Bredouille im Umgang mit anderen Menschen, die eventuell auch auf diese Ergebnisse warten.

Björn:
Und das kann ich aus eigener Erfahrung sagen, was vielleicht auch eine ganz gute Priorität ist, ist, dass man sich wohlfühlen muss. Das habe ich zum Beispiel auch lernen müssen. Also, dass es unterstreicht, ja, das mit den eigenen Grenzen, mit den Proffertseiten einplanen und so weiter, dass man immer, also, dass ich musste lernen, dass ich immer diesen Filter an habe auf Empfang stelle, geht es mir gerade gut mit dieser Situation.

Jan:
Wie unangenehm, da sparst du doch gesteuern, das ist doch dann angenehm.

Björn:
Und damit meine ich jetzt nicht, dass ich unangenehm Dingen ausweiche. Natürlich habe ich auch unangenehme Dinge, Termine beim Steuerberater oder solche Sachen, die vielleicht… Als Selbstständiger zahlt man in der Regel mehr nach, aber das ist ein anderes Thema. Also, dass ich mich nicht vor unangenehmen Dingen drücke, sondern dass ich halt schaue, habe ich gerade auch genug Ressourcen, um mich mit Dingen, die vielleicht nicht angenehm sind, auseinanderzusetzen. Und wenn ich die nicht habe, wo hole ich mir die her? Und das ist für mich die oberste Priorität. Jetzt habe ich es gerade selbst gemacht. Das ist für mich eigentlich die einzige Priorität. Es muss mir gut gehen. mit dem, was ich tue und alles andere ordnet sich dem unter. Und das klingt jetzt so unglaublich nach nach nach Wellness und Wischiwaschi und so nach dem Motto Flucht vor Arbeit oder was weiß ich. Aber das ist es nicht. Das ist eigentlich eine Möglichkeit. Ganz viel Energie zu haben für die wirklich wichtigen und dringenden Dinge und über Time Blocking und so weiter. Das dann in der. .. eine gute Struktur zu kriegen. Das ist jetzt ein Weg, der für mich funktioniert hat,… .. aber das muss man bei einem Coaching,… .. bei einem Klienten natürlich auch immer individuell schauen. Es gibt ja auch Menschen, die sich unglaublich wohl damit fühlen,… .. ständig unter Strom zu stehen… .. und denen das auch überhaupt nichts ausmacht,… .. habe ich auch schon erlebt,… .. dass mir jemand seinen Tagesablauf schilderte… .. und ich dann hinterher dachte,… .. boah, ich… .. wird das nicht mal drei Tage durchhalten,… .. aber für den war das in Ordnung und er brauchte das. Und das ist ja auch fein. Dafür sind wir Coaches ja auch… .. da und dafür versetzen wir uns ja auch nicht… .. in die Rolle des Ratschlaggebers. .. der auf die Finger klopft, sondern… .. wir nehmen den Klienten ja damit, wo er gerade ist. Allerdings ist es tatsächlich eine… .. Gesetzmäßigkeit, die ich beobachtet habe,… .. dass es, wenn man mit diesem Begriff…

Jan:
Also wichtig ist denke ich auch in dem Zusammenhang einfach, dass die Sache, darüber hast du ja

Björn:
.. Priorität, Prioritäten… .. nicht richtig umgeht, nicht… .. in gesundem Maße umgeht, das eher zu negativen Dingen führt.

Jan:
gerade auch schon gesprochen im Sinne von Multitasking ist nicht möglich, dass die Sache, zu der ich mich jetzt entschließe sie zu tun, dass sie dann auch in diesem Moment Priorität hat und auch meinen vollen Fokus. Und dazu würde ich ganz gerne noch mal etwas zitieren. Ich habe es gerade schon kurz angekündigt. Und zwar begegnet einem das auch immer mal wieder, wenn man sich mit dem Thema Zen auseinandersetzt, aber gegebenenfalls auch bei anderen Strömungen und so weiter, die sich auch mit dem Thema Achtsamkeit und so weiter auseinandersetzen. Und zwar gibt es so dieses viel zitierte Zitat, das ein Schüler fragt oder mehrere Schüler ihren Meister fragen, warum er denn so zufrieden und glücklich ist. Und dann antwortet der Meister, wenn ich stehe, dann stehe ich. Wenn ich gehe, dann gehe ich. Wenn ich sitze, dann sitze ich. Wenn ich esse, dann esse ich. Wenn ich liebe, dann liebe ich. Wenn ich bete, dann bete ich und so weiter und so fort. Dann antworten die, ja, aber das tun wir doch auch. Was machst du darüber hinaus? Und dann erwidert er das einfach noch einmal genau so. Wenn ich stehe, dann stehe ich. Wenn ich gehe, dann gehe ich und so weiter und so fort. Und sie wiederholen dann wieder, ja, das tun wir doch genauso. Und dann sagt er, nein, wenn ihr sitzt, dann steht ihr schon. Und wenn ihr steht, dann lauft ihr schon. Und wenn ihr lauft, dann seid ihr eigentlich schon am Ziel. Und das ist ja eben auch so ein Punkt. In dem Moment, wo ich eigentlich immer nicht bei der Sache bin, sondern immer schon einen Schritt voraus, habe ich eigentlich keine Achtsamkeit, keinen Fokus auf die Sache, auf die Priorität, die ich mir eigentlich gesetzt habe für den Moment. Und das heißt, ich werde eigentlich auch nie das hundertprozentige Ergebnis bringen, einerseits. Oder sagen wir ein gutes Ergebnis, müsste ja nicht hundertprozentig sein, aber ein gutes Ergebnis bringen. Und ich werde auch irgendwo mich immer zerrissen fühlen zwischen unterschiedlichen Punkten. Oder zumindest besteht die Möglichkeit, dass das der Fall ist. Das finde ich eigentlich auch nochmal eine schöne Sache, eigentlich tatsächlich bei der Prioritätensetzung, ja, oder bei der Prioritätssetzung, dann tatsächlich die Dinge, die Sache, die Priorität hat, dann auch zu fokussieren. Und das ist auch eine Sache, die man trainieren kann und muss, weil wir sind zum aktuellen Zeitpunkt sehr, sehr geneigt und kriegen auch immer wieder Angebote, eigentlich genau das nicht zu tun. Also, viele kennen es. Man sitzt… beim Essen und ist geneigt irgendwie das Telefon klingelt, man nimmt das Telefon aus der Tasche und guckt was da eben gerade kommt. Dann kriegt man eine Nachricht, eine Nachricht und dann poppt irgendwas auf dem Bildschirm auf, auf dem Handy, dass außerdem noch in einem anderen Netzwerk auch noch was gepostet wird und dann kommt man daher, dann kommt man vom Hölzchen auf Stöckchen und immer weiter. Und ehe man sich versieht, ist der Teller, der vor einem steht, kalt. Ja, man hat immer noch nichts gegessen.

Björn:
Der Partner sauer?

Jan:
Der Pader sauer. Man ist immer noch nicht schlauer. und ist eigentlich im Geist komplett rastlos. So und ich glaube, dass es etwas, was uns gut tut, auch in der aktuellen Zeit durchaus mal wieder einfach den Fokus auf die Dinge zu legen.

Björn:
Ich habe im Urlaub ein Buch gelesen, das scheint es ja schon länger zu geben, das heißt, ich bin gespannt, ob du es kennst, das heißt, achtsam morden.

Jan:
Viel drüber gelesen, noch nicht gelesen.

Björn:
Ja, es ist mittlerweile eine Serie. Es gibt vier Bände. Ich habe den ersten gelesen, den zweiten jetzt zur Hälfte und es ist eine ganz abgefahrene Geschichte. Ich kann es wirklich nur empfehlen, vor allem alle, die sich ein bisschen mit Achtsamkeit auseinandergesetzt haben, die vielleicht auch denken, das ist so totgenudelt, dieses Thema, und ich kann es eigentlich nicht mehr hören, das nimmt dieses Thema so ein bisschen auf die Schippe, aber es ist unheimlich viel ein Rechtsanwalt von seiner Frau gezwungen wird, einen Achtsamkeitskurs bei einem Coach zu machen. Und dann passieren all möglichen Dinge, die ich jetzt nicht vorwegnehmen will. Aber was ich erzählen möchte, wäre dann eine schöne Geschichte zum Schluss. Bei dem ersten Termin, den er mit diesem Coach hat, kommt er zu spät, weil er natürlich ein unheimlicher Erfolgsanwalt ist und er kommt zu spät. Und der Coach lässt ihn vor der Tür stehen. Ich glaube, er steht da zehn Minuten. bis der Coach dann irgendwann mal reagiert und ihn reinlässt. Und diesen Moment nimmt der Coach dann später auf, um ihm zu erklären, was Achtsamkeit ist. Und dann sagt er, als sie eben vor der Tür standen, auf mich gewartet haben, haben sie sich da geärgert. Und dann sagt der Anwalt, ja. Und dann sagt er, sehen Sie, Sie hätten jetzt einfach vor der Tür stehen können und warten können. Aber wenn Sie vor der Tür stehen und warten und sich gleichzeitig darüber ärgern, ist das nur doof. Das ist also nicht achtsam.

Jan:
Ja.

Björn:
Achtsam wäre es gewesen, einfach nur zu warten. Und da musste ich das erste Mal sehr lachen, als ich das gelesen habe. Es ist natürlich total richtig, aber in einem völlig aus dem normalen, gewohnten Kontext gezogenen Geschichte. Und das ist aber im Prinzip genau das. Und da sieht man, wie schön das alles miteinander zusammenhängt, dass die richtige Priorität im richtigen Moment wieder ganz viel mit Achtsamkeit zu tun hat. Und deswegen kriegen wir ja auch zu gerne davon. Und deswegen ist es auch so wichtig, sich damit auseinanderzusetzen. Und so greift dann irgendwie auch alles ineinander.

Jan:
es ist ein traum also schön zusammengefasst wunderbar dann darf ich jetzt tatsächlich hier die ehre haben nachdem ich beim letzten mal glaube die reinfolge durcheinander gebracht habe mit dem schlusswort aber danke dir wir hoffen euch hat spaß gemacht hier auch mit

Björn:
Ach Gott.

Jan:
zu denken mit zu priorisieren über das thema priorität zu sprechen oder priorität zu sprechen findet für euch die richtige Priorität, auch den richtigen Fokus, die richtige Achtsamkeit, die Dinge umzusetzen, die ihr umsetzen möchtet und freuen uns wie immer über euer Feedback, auch über eventuelle Fragen, auch über Themenwünsche, falls ihr die mal haben wollt und freuen uns schon auf das nächste Mal. Und insofern, Björn, wenn du magst, kannst du dich verabschieden. Auf Wiederhören.

Björn:
Vielen Dank fürs Zuhören und bis bald. Ciao.

Jan:
Tschüss.